4 VIỆC CẦN LÀM ĐỂ QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH TRUNG TÂM NGOẠI NGỮ HIỆU QUẢ

1. Tối ưu quy trình làm việc

Phần lớn các trung tâm nhỏ và vừa đều đang hoạt động theo hướng bị động, tức là khi phát sinh vấn đề rồi mới đi xử lý. Ngay cả quy trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat: zalo, messenger, tin nhắn, email... Việc này có thể thuận tiện và nhanh chóng trước mắt nhưng lại khó quản lý và theo dõi KPI, đánh giá kết quả làm việc của từng người sau này.

Vậy thế nào là một quy trình làm việc tối ưu?

Quy trình làm việc tối ưu cần trả lời cho câu hỏi: Ai - Làm gì - Kết quả cần đạt - Phạm vi quyền hạn như thế nào? 

Những trung tâm có số lượng học viên ít sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý, vận hành thủ công, nhưng nếu mỗi ngày trung tâm của bạn có hơn 20 người đến làm bài test, 50-100 tin nhắn của học viên đến từ các mạng xã hội, website mà quy trình làm việc không được tối ưu rõ ràng, sẽ dễ dẫn đến “vỡ trận”, trung tâm không thể duy trì và phát triển thêm được. 

2. Sắp xếp lớp và lịch học khoa học

Đây là vấn đề đau đầu nhất của các chủ trung tâm ngoại ngữ hiện nay. Tuỳ thuộc vào cơ sở vật chất của từng trung tâm, số lượng giáo viên, học viên, chương trình học mà sắp xếp lớp cho hợp lý, chính xác. 

Điều này còn khó khăn hơn gấp bội khi có học viên nghỉ phép, giáo viên có việc bận đột xuất, thay đổi lịch học bất thường… Chỉ một thay đổi nhỏ cũng khiến cả trung tâm quay cuồng để kịp thời xử lý hàng loạt vấn đề phát sinh.

3. Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm

Kết quả đào tạo không chỉ phản ánh sự tiến bộ của học viên mà đây chính là thang chấm điểm chất lượng đào tạo của trung tâm. Và chất lượng là yếu tố quan trọng nhất để thu hút phụ huynh và học viên.

Thông thường, khách hàng thường sẽ tìm đến các trung tâm đào tạo có số lượng học viên đông, kết quả đầu ra tốt (con nói tiếng Anh trôi chảy hơn, tự tin hơn trong việc giao tiếp với người nước ngoài, thi đạt điểm cao hơn…) Thế nhưng, những nhận xét, trò chuyện trực tiếp hàng ngày sẽ khiến phụ huynh yên tâm hơn về tình hình học tập của con. Đây chính là bước đệm, bằng chứng thuyết phục cho khách hàng.

4. Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh

Tương tác với học viên và phụ huynh không chỉ giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm mà còn là kênh marketing truyền miệng cực tốt, giúp khách hàng gắn bó hơn với thương hiệu của mình. Đây là chìa khóa giúp các trung tâm ngoại ngữ trở nên khác biệt và nâng tầm hơn so với đối thủ. 

Chỉ khi quy trình được tự động hoá và vận hành trơn tru thì việc mở rộng, nhân bản chuỗi mới khả thi. Nếu bạn là chủ trung tâm đào tạo và mong muốn tối ưu quy trình vận hành và quản lý, hãy áp dụng ứng dụng ApecEdu ngay hôm nay!

Xem thêm thông tin về phần mềm quản lý trung tâm đào tạo ApecEdu tại đây:

Liên hệ: Công ty cổ phần phần mềm ApecSoft để biết thêm thông tin chi tiết!